Registrar un empleado

Esta guía cubre cómo dar de alta a un empleado nuevo desde cero. Necesitas rol HRAdmin o SuperAdmin.

Antes de empezar

Reúne los siguientes datos del empleado (idealmente del expediente físico o el formato de ingreso):

• Nombres completos — primer y segundo nombre.
• Apellidos — paterno y materno.
• RFC — con homoclave (13 caracteres).
• CURP — 18 caracteres.
• NSS — Número de Seguridad Social (11 dígitos).
• Fecha de nacimiento y género.
• Domicilio completo con código postal.
• Teléfono y correo personal.
• Cuenta bancaria (CLABE 18 dígitos) si la nómina es por transferencia.
• Contacto de emergencia.
• Foto (opcional pero recomendado).

Adicionalmente del lado laboral:

• Fecha de ingreso real.
• Posición asignada (debe existir en el catálogo).
• Área / Equipo al que se reporta.
• Sueldo base mensual / diario (según convenio).
• Tipo de contrato — Indeterminado / Determinado / Por obra.
• Régimen — Asalariado / Asimilado a salarios.

Crear el empleado

1. Menú lateral → Empleados → pulsa + Nuevo empleado (esquina superior derecha).

2. Llena los datos personales (primera pestaña). Los campos con asterisco rojo son obligatorios. WorkForce valida en tiempo real:

   • RFC — formato + dígito verificador. Si está mal, no te deja avanzar.
   • CURP — formato + cruza con SAT/RENAPO (si tu tenant tiene la integración activa).
   • NSS — formato 11 dígitos + dígito verificador.

3. Cambia a la pestaña Datos laborales:

   • Selecciona Posición del desplegable (catálogo previamente cargado por el admin).
   • Selecciona Área y Equipo asociados.
   • Captura Fecha de ingreso — debe ser hoy o anterior; futuros se rechazan.
   • Captura Sueldo + Tipo de pago (mensual / diario / por hora).
   • Marca Tipo de contrato + Régimen.

4. Cambia a la pestaña Datos bancarios (opcional):

   • Banco + CLABE 18 dígitos. Validación automática del banco según los primeros 3 dígitos.

5. Cambia a la pestaña Contacto de emergencia (opcional):

   • Nombre, relación, teléfono.

6. Pulsa Guardar. WorkForce asigna un número de empleado (clave) y devuelve a la lista. El empleado queda en estado Activo automáticamente.

Foto del empleado

Después de guardar, abre el detalle del empleado y sube su foto (botón Cambiar foto). Soporta .jpg y .png hasta 5 MB. La foto aparece en credenciales, dashboards de equipo y reportes.

Errores comunes

RFC ya registrado

Significa que el RFC ya existe en otro empleado. Causas:

• El empleado fue dado de alta antes y borrado lógicamente (puedes reactivarlo desde Empleados → filtro “Inactivos”).
• Hay un homónimo con el mismo RFC (raro pero posible). Verifica fecha de nacimiento + CURP para distinguir.

Posición no disponible

Significa que la posición seleccionada no admite más ocupantes. Causas:

• Tope de “Empleados por posición” alcanzado (definido por SuperAdmin).
• La posición está marcada como Inactiva.

Solución: contacta al SuperAdmin para ampliar el tope o reactivar la posición.

NSS inválido

El NSS no pasa el dígito verificador. Causas comunes:

• Confundir el dígito 0 con la letra O al transcribir.
• El primer dígito 0 (cero) se omite por accidente.

Solución: confirma el NSS con el IMSS o la credencial del empleado.

Empleados de transferencia (re-ingreso)

Si la persona ya trabajó en otra empresa del grupo (otro tenant) y se transfiere:

1. Marca el checkbox Es transferencia desde otro tenant en la sección Datos laborales.

2. Selecciona el tenant origen y captura el número de empleado origen.

3. WorkForce hereda antigüedad y vacaciones acumuladas del tenant origen — útil para LFT.

4. La nómina del primer periodo en el tenant nuevo es proporcional desde la fecha de ingreso.

Antigüedad LFT

La transferencia con antigüedad preservada requiere que ambos tenants estén marcados como “Mismo grupo empresarial” en Sistema → Tenants. Esto debe configurarlo SuperAdmin antes; no se puede activar retroactivamente.

Asignar horarios

Después del alta, el empleado no tiene horario asignado aún. Ve a:

• Horarios → Asignación masiva para asignarle un patrón existente.
• O bien Horarios → Patrones → <patrón> → Agregar empleado desde el catálogo.

Sin horario asignado, las marcas de asistencia se registran pero no se evalúan contra entrada/salida esperada.

¿Qué sigue?

• Asignar horario al empleado — guía dedicada próximamente.
• Configurar la integración HikVision para que su huella alimente asistencia automáticamente.
• Consultar Mi Portal — comparte el link con el empleado para que vea su perfil + recibos.