Cargar CFDI de proveedores

Importar CFDI es la operación diaria más frecuente en DigiConta. Esta guía cubre los 3 caminos de carga + cómo DigiConta evita duplicados y genera la póliza automáticamente.

Tres formas de cargar CFDI

Drag & Drop manual

Para cargas de unas pocas facturas que llegaron por correo:

1. Menú → CFDI → Bandeja recibidos.
2. Arrastra los archivos .xml (o .zip con varios) al área central marcada con líneas punteadas.
3. DigiConta procesa cada XML uno a uno y muestra el resultado en tiempo real.

Descarga masiva SAT

Para cargar todo el mes de golpe directamente del SAT:

1. Menú → CFDI → Descarga masiva (requiere FIEL + contraseña en bóveda).
2. Selecciona el periodo (máximo 1 mes a la vez).
3. Selecciona el tipo (Recibidos / Emitidos / Ambos).
4. Iniciar descarga. El proceso es asíncrono; los XML aparecen en la bandeja conforme van llegando del SAT (puede tardar 10-30 min).

Esta vía usa Hub-Fiscal-Mx bajo el capó.

SharePoint sincronizado

Si tu empresa tiene SharePoint configurado como bandeja de entrada:

1. Los XMLs que tus proveedores manden a un correo específico (o a una carpeta compartida) aparecen automáticamente en la bandeja CFDI → Pendientes.
2. Procesa por lotes desde ahí.

Configura el flujo en Sistema → Empresa → SharePoint. Necesitas permisos de Administrador (rol Tenant Admin o System Admin — la configuración de empresa vive en el módulo de Administración; los roles de Contador no incluyen administración).

Qué hace DigiConta al cargar un XML

Por cada XML recibido, DigiConta ejecuta automáticamente:

1. Valida estructura — verifica que sea CFDI 4.0 con sello digital válido.

2. Verifica con SAT — consulta el endpoint público de SAT para confirmar:

   • UUID existe en la base SAT.
   • Estatus: Vigente / Cancelado.
   • Si está Cancelado, marca el CFDI con bandera roja y no genera póliza.

3. Cruza con RFC proveedor — busca al emisor en tu catálogo:

   • Si existe → vincula.
   • Si no existe → te pregunta si crear el proveedor automáticamente (con los datos del XML).

4. Detecta duplicados — busca por UUID en CFDIs cargados previamente. Si ya existe, lo rechaza con mensaje claro.

5. Sugiere cuenta contable — basado en:

   • El catálogo de productos/servicios SAT del XML (clave c_ClaveProdServ).
   • El histórico de pólizas del mismo proveedor (qué cuenta usaste la última vez).
   • El catálogo de mapeo que tu contador haya configurado.

6. Crea borrador de póliza — con los renglones sugeridos. Queda en estado Pendiente de revisión.

Revisar y aprobar la póliza

1. La bandeja CFDI → Recibidos muestra los XMLs cargados. Filtra por Estatus = Pendiente póliza para ver los que requieren atención.

2. Clic en un renglón abre el detalle del CFDI con:

   • Vista previa visual del XML (folio, fecha, conceptos, totales).
   • Borrador de póliza sugerido por DigiConta.
   • Adjuntos: el PDF si vino + cualquier comprobante adicional que arrastres.

3. Revisa la cuenta contable sugerida. Si está bien, déjala. Si no, cámbiala desde el desplegable (auto-busca cuentas del catálogo).

4. Verifica el IVA:

   • DigiConta separa IVA acreditable automáticamente.
   • Si el CFDI tiene retenciones (ISR / IVA), las captura en cuentas separadas.

5. Verifica el centro de costo / proyecto si tu empresa los maneja.

6. Vincula con orden de compra (opcional): pulsa 🔗 Vincular OC y selecciona del listado. Útil para 3-way match (Orden ↔ Mercancía recibida ↔ Factura).

7. Pulsa Aprobar póliza. El CFDI cambia a estatus Contabilizado.

Carga en lote

Si la mayoría de tus CFDIs son de los mismos pocos proveedores y van a las mismas cuentas, configura reglas automáticas en Sistema → Reglas contables CFDI. DigiConta aprueba las pólizas sin revisión cuando todas las reglas coinciden — útil para servicios recurrentes (renta, luz, internet, etc.).

Casos especiales

CFDI con complemento de pago (REP)

Para pagos en parcialidades, además del CFDI de la factura original te llega un Recibo Electrónico de Pago (REP):

1. Cárgalo igual que un CFDI normal.

2. DigiConta detecta el complemento de pago y vincula automáticamente con la factura original (por UUID relacionado).

3. La póliza queda como Cobranza / Pago en lugar de Gasto (el gasto ya se reconoció con la factura original).

CFDI cancelado por el proveedor

Si un proveedor cancela un CFDI que ya tenías contabilizado:

1. DigiConta detecta el cambio en la verificación SAT diaria.

2. Aparece notificación 🔔 + correo al contable encargado.

3. Te pide aprobar la póliza inversa (cancelación de la póliza original) para mantener balance.

4. Aprueba o investiga primero (si crees que es un error del proveedor, no canceles y contacta al emisor).

Factura sin XML (solo PDF)

DigiConta NO acepta facturas que solo tengan PDF — necesitas el XML para validación SAT + deducibilidad.

Solución: pídele al proveedor el XML. Si insiste en no enviarlo, puedes:

1. Registrar manualmente la póliza desde Pólizas → + Nueva → Diario sin vincular CFDI.
2. No se considera deducible para SAT hasta que llegue el XML.

Reportes útiles después de cargar

• Listado de CFDIs del periodo — Reportes → CFDI → Por fecha. Exporta a Excel para conciliar con la DIOT.
• CFDIs no contabilizados — Reportes → CFDI → Pendientes. Te recuerda lo que falta procesar.
• Histórico por proveedor — Reportes → CFDI → Por proveedor. Útil para análisis de gasto.

¿Qué sigue?

• Conciliación bancaria — empareja las pólizas que generaste con el estado de cuenta del banco.
• Cierre mensual — al final del mes, cierra el periodo con todos los CFDIs cargados.
• Configurar reglas automáticas de CFDI — guía dedicada próximamente.