Cambiar el estado de una tarea

Cada tarea avanza por los estados del tablero durante su vida. El estado determina si aparece en tu cola, en métricas o en reportes.

Los estados del tablero

El tablero de Tasks.BauxTP.com usa estos estados (en orden del flujo):

Idea & Intake

Estado inicial por defecto. La tarea fue capturada pero nadie la trabaja aún.

Launch Pad

Lista para arrancar: priorizada y con todo listo para empezar.

In Motion

En ejecución activa. Suma al “Work in Progress” (WIP) del equipo.

Blocked

Detenida por una dependencia o problema. Requiere un comentario con el motivo.

QA & Review

Trabajo hecho, en revisión o control de calidad antes de cerrar.

Completed

Terminada y entregable listo (cuenta como cerrada en métricas).

Cancelled

Decisión de no continuar (cuenta como cerrada, no como completada).

Los nombres del flujo son configurables

Estos son los estados del tablero de Tasks.BauxTP.com a la fecha de esta guía. Cada tablero puede configurar sus propios estados (nombres, colores, orden y cuáles cuentan como “cerrada”), así que si tu organización los renombró, el comportamiento es el mismo aunque las etiquetas cambien.

Cambiar el estado

1. Abre la tarea desde tu lista o desde el dashboard.

2. En la parte superior, pulsa el chip de estado (junto al título).

3. Selecciona el nuevo estado del menú. Tasks valida la transición:

   • Avanzar al siguiente estado del flujo es libre.
   • A Blocked — Tasks pide un comentario obligatorio con el motivo.
   • A Completed — solo el responsable o un Admin puede cerrarla.
   • A Cancelled — desde cualquier estado, pero pide comentario.

4. Guarda. La tarea actualiza su estado y se mueve en la lista del equipo según los filtros activos.

Atajo de teclado

En el detalle de la tarea, pulsa S para abrir el menú de estado directamente. Luego selecciona con flechas + Enter.

Estado por defecto al crear

Toda tarea nueva nace en Idea & Intake (el estado por defecto del tablero). No se crea directamente “en ejecución” — la capturas y luego la mueves. Esto separa el momento de captura del momento de inicio de trabajo.

La tarea bloqueada

Blocked marca una tarea detenida por algo fuera de tu control (una dependencia o un problema). Al moverla a Blocked, Tasks pide un comentario con el motivo, que queda en el historial.

Blocked es para bloqueos reales

Usa Blocked cuando algo externo te impide avanzar (un bug, una firma pendiente, un servidor caído), no para pausas cortas dentro de tu propio trabajo. Si solo estás esperando un proceso largo, deja la tarea en su estado de ejecución y agrega un comentario con el tiempo estimado — así las métricas de WIP reflejan mejor la realidad.

Reabrir una tarea

Si una tarea Completed o Cancelled necesita continuar:

1. Abre la tarea (puedes filtrar por cerradas o usar la búsqueda global).

2. Pulsa el chip de estado.

3. Selecciona un estado abierto (por ejemplo Idea & Intake o In Motion) para reabrirla.

4. Tasks pide un comentario obligatorio explicando el por qué de la reapertura. Esto queda en el historial.

Historial de estados

Cada cambio queda registrado con marca de tiempo y usuario. En la tarea, pestaña Historial:

• Quién cambió el estado, cuándo y desde / hacia qué.
• Si hubo comentario asociado, queda enlazado.
• Permite auditoría de respuestas SLA por cliente o por equipo.

Comentarios automáticos en transiciones críticas

Cuando un cambio es observable por terceros, Tasks publica un comentario automático:

• “Antonio cambió el estado a Blocked — motivo: API del proveedor caída.”
• “Marcela marcó la tarea como Completed.”

Las personas que siguen la tarea (responsable, colaboradores, creador) reciben notificación.

¿Qué sigue?

• Usar filtros para encontrar tus tareas — ahora que cambias estados, filtra por estado para enfocarte.
• Comentarios y menciones — para colaborar dentro de la tarea sin cambios de estado.
• Reportes mensuales — los estados alimentan las métricas del equipo.